CASO STUDIO
Come Work in Progress 2014 ha recuperato la propria istanza Odoo e rimesso in ordine fatturazione e contabilità
Work in Progress 2014 è una società di consulenza in facility management per amministratori di condominio. Avendo l'intenzione di usare Odoo per fatturazione, vendite e l'app che si erano costruiti per i condomini, l'azienda si è affidata a un partner per l'implementazione e la formazione. Tuttavia, il progetto non è andato a buon fine, rimanendo con un sistema inutilizzabile e un'istanza che non era nemmeno intestata a loro.
Con il supporto di Digital Automations, hanno recuperato la proprietà dell'istanza, sostituito il modulo contabilità OCA con quello standard e svolto la formazione necessaria per poterlo utilizzare quotidianamente. In fasi successive, hanno aggiunto la fatturazione automatica degli abbonamenti, integrato Odoo al loro gestionale verticale per facility manager e aggiornato l'istanza a Odoo 18. Oggi riconciliazione bancaria e fatturazione elettronica passano direttamente da Odoo.
Chi è Work in Progress 2014
Work in Progress 2014 è una realtà di servizi di piccole dimensioni, con un team di poche persone distribuito su due sedi e un recente inserimento in organico. Fa consulenza in facility management per amministratori di condominio. Con sede in Friuli-Venezia Giulia offre servizi integrati sulle esigenze operative e normative del settore come: gestione della privacy e del GDPR, sicurezza sul lavoro, formazione obbligatoria, consulenza per le ristrutturazioni e servizi legali. La fatturazione è in buona parte ricorrente e gestita tramite abbonamenti. Nel tempo si era costruita in Odoo un'applicazione su misura per raggruppare i condomini sotto il rispettivo amministratore, uno strumento che rispondeva bene al loro modo di lavorare e che volevano mantenere.
La sfida
Work in Progress 2014 aveva già scelto Odoo per gestire fatturazione attiva e passiva e le vendite. La base c'era. Il problema era come quella base era stata messa a terra: l'implementazione del partner precedente era arrivata senza una formazione adeguata, e usavano il modulo di contabilità OCA (Odoo Community Association) al posto di quello nativo, mai allineato allo standard.
Nel lavoro di tutti i giorni questo si traduceva in registrazioni contabili sbagliate e nelle registrazioni della ritenuta d'acconto che saltavano. La riconciliazione bancaria non si riusciva a fare, così restavano a sistema fatture segnate come non pagate che in realtà erano già state incassate da tempo, e a mano non c'era modo di starci dietro. Sul fronte clienti, le fatture non riportavano in modo chiaro l'importo al netto della ritenuta, quindi capitava che i pagamenti arrivassero sbagliati. Ordini di vendita e abbonamenti erano presenti ma non venivano usati.
Sotto tutto questo c'era un rischio strutturale: l'istanza Odoo.sh non era intestata a Work in Progress 2014, ma al partner precedente. In pratica non erano proprietari né del proprio database né del proprio codice.
Perché Odoo
Work in Progress 2014 aveva già scelto Odoo per gestire fatturazione, vendite e l'app per i condomini: una scelta che restava valida. Il problema era la configurazione ricevuta dal partner precedente. Invece di scartare Odoo e ripartire da zero, hanno deciso di recuperare l'app custom su cui contavano: la domanda è diventata come recuperare l'istanza e renderla utilizzabile, con un partner capace di formarli e di riportare la configurazione verso lo standard.
La soluzione
Siamo partiti da un'analisi dello stato dell'arte, per capire con precisione cosa non funzionava e perché, e fissare un punto zero. In parallelo abbiamo fatto un'analisi tecnica dell'istanza per individuare i fattori di rischio e decidere cosa si poteva recuperare invece di ricostruire tutto da capo.
La prima mossa concreta ha risposto proprio al rischio sulla proprietà: abbiamo migrato l'istanza Odoo.sh in modo che Work in Progress 2014 diventasse proprietaria del proprio database e del proprio repository git, con kickoff a marzo 2023 e piena operatività in circa due mesi. Prima di toccare altro, li abbiamo rimessi in controllo del loro sistema.
Poi siamo intervenuti sul modulo contabilità, che presentava errori nella registrazione delle fatture e nelle riconciliazioni. Per farlo abbiamo riconfigurato il modulo, sostituendo il modulo custom sviluppato dall'OCA (Odoo Community Association) con il modulo contabilità standard, affinché registrazioni, ritenuta d'acconto e riconciliazione bancaria funzionassero correttamente. L'app custom per raggruppare i condomini sotto l'amministratore, che funzionava bene, è stata mantenuta.
Da lì abbiamo aggiunto nuove funzionalità in modo incrementale, ognuna legata a qualcosa che prima non riuscivano a fare:
Moduli implementati
Da lì abbiamo aggiunto nuove funzionalità in modo incrementale, ognuna legata a qualcosa che prima non riuscivano a fare:
il modulo abbonamenti, impostato per generare le fatture in automatico, così da non produrre più quei documenti a mano;
gli ordini di vendita, finalmente utilizzabili;
il modulo firma, per mandare i documenti alla firma;
l'integrazione con il loro software gestionale proprietario per il modulo privacy dei soggetti trattati, portata avanti tra settembre 2024 e marzo 2025, che ha eliminato la copia manuale dei dati da un sistema all'altro.
L'ultimo passaggio, a luglio 2025, è stato l'aggiornamento a Odoo 18.
Abbiamo lavorato per fasi: ogni fase si chiudeva con una sprint review e una parte di sistema già utilizzabile. Nei primi mesi il focus è stato la formazione, quello che mancava del tutto nel setup precedente. Da lì il cliente ha usato molto il servizio di assistenza con ticketing, decisivo nella fase più delicata, quando la localizzazione italiana di Odoo non era ancora matura e riaffioravano i problemi ereditati dal vecchio partner.
I risultati
Oggi la riconciliazione bancaria è in gran parte automatica: lo stato dei pagamenti arriva in modo automatizzato e si concilia con facilità, dove prima era tutto a mano. Work in Progress 2014 ha visibilità reale su quali clienti non hanno pagato, con meno rischio di sollecitare due volte la stessa cosa. Anche il calcolo della ritenuta d'acconto torna corretto, e le fatture ai clienti indicano ora l'importo netto in modo chiaro, senza più i pagamenti sbagliati di prima.
Sul piano gestionale hanno accesso a una vista sul conto economico e sullo stato dei pagamenti che prima compilavano a mano. Il modulo attività permette alle due sedi di assegnarsi compiti e fissarsi le scadenze a vicenda, cosa utile ora che la squadra è cresciuta. E la proprietà dell'istanza, del database e del codice, messa in sicurezza fin dall'inizio, resta la base su cui tutto il resto si appoggia. Da luglio 2025 lavorano su Odoo 18.
DETTAGLI AZIENDA
Sede
Friuli-Venezia Giulia
Settore
Consulenza di facility management
Utenze attivate
2
Versione Odoo
Odoo ERP (v18, hosting Odoo.sh)
Implementazione
~ 2 mesi
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