CASO STUDIO
Come Athesys ha portato fatturato per competenza e approvazione delle offerte nel gestionale con Odoo ERP
Athesys è un system integrator che lavora su sicurezza informatica, database e cloud. Usava già Odoo nella versione Online, ma una parte del lavoro amministrativo e commerciale restava fuori dal gestionale, tra fogli Excel, email e fogli di carta.
Con Digital Automations ha passato il sistema da Odoo Online a Odoo.sh e lo ha adattato al modo in cui lavora. Oggi le offerte si approvano dal gestionale, le presenze e le ore lavorate sui progetti si registrano nello stesso sistema e il fatturato per competenza si legge in Odoo.
Athesys
Athesys è un'azienda di sicurezza informatica con sede a Padova che si occupa di gestione delle identità, degli accessi, di database e di cloud per aziende e pubblica amministrazione. Conta circa cinquanta persone e una parte di loro lavora come database manager presso le aziende clienti.
Athesys vende servizi. Una parte si fattura con canoni ricorrenti, un'altra a consuntivo sulle ore svolte, e spesso la fattura parte molto dopo l'attività, a volte in un anno diverso. Per questo il ricavo di un anno non coincide con le fatture emesse in quell'anno, e per chiudere i conti serve sapere a quale anno appartiene ogni attività.
La sfida
Prima del nostro intervento Athesys lavorava su Odoo Online, acquistato direttamente da Odoo l'anno prima. Usava soprattutto vendite e contabilità, il CRM non era mai stato avviato e il resto passava da strumenti costruiti in casa.
La contabilità era divisa tra canoni ricorrenti e ore a consuntivo, e le competenze del fatturato si calcolavano su grandi fogli Excel, separati dalle fatture registrate in Odoo. Ogni offerta passava dall'amministratore delegato con uno scambio di email, e delle revisioni dei preventivi non restava uno storico. Le presenze si segnavano su fogli di carta, lontano dalle ore lavorate sui progetti.
In contabilità, le fatture elettroniche dei fornitori arrivano dallo SDI come file XML, e leggerle in quel formato era scomodo. Al management mancavano report su fatturato e venduto.
Perché Odoo
Odoo era già in azienda, e Athesys ha scelto di partire da lì. Il progetto doveva portare nel sistema in uso i processi rimasti su Excel, email e carta, e far lavorare su Odoo anche le aree che lo usavano poco, a cominciare da CRM e contabilità.
Odoo Online è la versione ospitata da Odoo: si usa dal browser, ma non accetta codice aggiunto da fuori. Odoo.sh è l'ambiente in cloud di Odoo che accetta moduli sviluppati su misura e quelli della Odoo Community Association. Per questo abbiamo proposto il passaggio. Senza, le personalizzazioni del progetto non si sarebbero potute installare.
Athesys cercava un partner che fornisse un supporto più strutturato e più presente di quello avuto fino ad allora, soprattutto sulla contabilità.
La soluzione
Il progetto è partito a novembre 2024 con l'analisi dei processi: una giornata in azienda con i referenti di vendite e amministrazione, per capire come lavoravano e cosa mancava in Odoo. Ne è uscita una roadmap in fasi, presentata a dicembre, con i processi da portare nel gestionale, le personalizzazioni necessarie e una decisione da prendere sul passaggio a Odoo.sh.
L'implementazione è partita ad aprile 2025 con quel passaggio e con l'aggiornamento alla versione 18. Veniva prima di tutto il resto, perché le personalizzazioni della roadmap si installano solo su Odoo.sh.
Con Odoo.sh attivo, abbiamo configurato i moduli CRM, Vendite, Progetto, Fogli ore, Contabilità e Ferie, per portare nel gestionale ciò che passava da email e carta:
seguire contatti e opportunità commerciali in un'unica pipeline;
preparare preventivi e ordini di vendita e trasformarli in fattura;
registrare le ore sulle attività di progetto a cui appartengono;
gestire le richieste di ferie e permessi, collegate alle ore registrate;
tenere la contabilità e leggere le fatture elettroniche.
Moduli implementati
Ferie
Gestione di richieste, approvazioni e saldo ferie e permessi
Poi, abbiamo implementato cinque personalizzazioni:
l'analisi del fatturato per competenza, al posto dei fogli Excel, con campi per indicare l'anno reale in cui l'attività è stata svolta;
l'approvazione delle offerte da parte dell'amministratore delegato direttamente in Odoo, al posto dello scambio di email, con pulsanti dedicati e attività pianificate;
la revisione dei preventivi con lo storico delle versioni, tramite un modulo della Odoo Community Association;
una visualizzazione leggibile delle fatture elettroniche XML, che mostra il contenuto del file come una normale fattura;
il rinnovo automatico degli abbonamenti, per i servizi fatturati a canone.
Quattro le abbiamo sviluppate noi. La quinta, la revisione dei preventivi, è un modulo della Odoo Community Association, la comunità che sviluppa e mantiene moduli open source per Odoo.
Il lavoro è proceduto a sprint di due settimane, e il perimetro è cambiato lungo il progetto. Ferie e permessi, per esempio, nella roadmap di dicembre 2024 stavano nella fase finale. Li abbiamo anticipati perché si collegavano ai fogli ore: insieme hanno permesso di sostituire i fogli di carta delle presenze.
La formazione si è svolta con mezza giornata al mese in presenza e con video registrati che le persone di Athesys possono riguardare quando serve. In sei mesi, da aprile a settembre 2025, il sistema è stato implementato e avviato.
I risultati
Prima ogni offerta viaggiava per email fino all'amministratore delegato, senza un processo di validazione vero e proprio, e a ogni revisione non restava uno storico delle versioni.
Oggi il commerciale prepara l'offerta in Odoo e con un pulsante manda un'attività pianificata all'amministratore delegato, che la rivede e la approva. Solo dopo l'offerta va al cliente, e ogni revisione resta nello storico del preventivo. Per passarsi le informazioni bastano pochi click, non servono più decine di email.
Il fatturato per competenza si calcolava su grandi fogli Excel.
Oggi si legge in Odoo, dove ogni attività porta con sé l'anno in cui è stata svolta, e i fogli Excel non servono più. Le presenze, che prima si segnavano su fogli di carta, sono digitali e stanno nello stesso sistema delle ore lavorate sui progetti. Il management ha report su fatturato e venduto che prima non esistevano.
Athesys è passata da usare Odoo solo per vendite e contabilità a usarlo anche come CRM, gestione dei fogli ore, presenze e fatturato per competenza.
DETTAGLI AZIENDA
Sede
Veneto, Italia
Settore
System integration e sicurezza informatica
Utenze attivate
16 utenti
Versione Odoo
Odoo ERP v18 (Odoo.sh)
Implementazione
~ 6 mesi
Sito web
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