CASO STUDIO
Come Datamaze ha avviato Odoo ERP con un'implementazione condivisa
Datamaze è una società di servizi IT specializzata nella gestione di database. Fino al 2024 usava Zoho per CRM e progetti, Zoho Desk per i ticket, PRTG per il monitoraggio ed Excel per le ore. Ogni strumento faceva il suo lavoro, però nessuno parlava con gli altri.
Quando ha deciso di passare a Odoo, Datamaze ci ha fatto una richiesta precisa: costruire il sistema insieme a noi, per poi gestirlo in autonomia. Abbiamo condotto l'analisi dei processi e accompagnato la prima fase dell'implementazione. A inizio 2025 Datamaze fatturava già da Odoo, e da lì il team ha proseguito da solo.
Chi è Datamaze
Datamaze si occupa di consulenza e gestione di database, soprattutto Microsoft SQL Server e Oracle. Si occupa di amministrazione e manutenzione, ottimizzazione delle prestazioni, controlli periodici sullo stato dei sistemi, sviluppo di strumenti su misura e formazione.
Buona parte del lavoro è continuativo. Datamaze monitora i server dei clienti, apre un ticket quando rileva un evento e fattura i servizi con contratti ricorrenti, spesso a cadenza trimestrale. I clienti arrivano in due modi, direttamente oppure tramite un partner.
La sfida
Gli strumenti di Datamaze erano stati scelti con criterio e, presi uno per uno, funzionavano. Il problema stava nei passaggi dall'uno all'altro. Un ordine di vendita non aveva un legame con il progetto che lo eseguiva, quindi per capire quanto rendeva una commessa bisognava ricostruire costi e ricavi a mano, da fonti diverse. Le ore si registravano solo a consuntivo. Così non si poteva pianificare il carico del team in anticipo, né sapere quanto tempo assorbiva davvero un ticket.
L'amministrazione aveva un passaggio in più. Ogni notte le attività venivano trasferite in un altro strumento per essere classificate prima della fatturazione. C'era poi la questione dei clienti arrivati tramite partner, con la fattura intestata al partner e non a chi riceveva il servizio: un caso che uno strumento generico gestisce male.
Perché Odoo
Datamaze cercava una piattaforma unica per CRM, vendite, contabilità, progetti e assistenza. Odoo copre tutte queste aree con app che condividono gli stessi dati.
La scelta del partner era la parte più difficile. Datamaze voleva configurare il sistema insieme a chi lo implementava, capirne il funzionamento e arrivare a gestirlo da sola. Non tutti i partner accettano di lavorare così, perché vuol dire lasciare al cliente una parte del lavoro e del controllo.
Noi abbiamo accettato e l'abbiamo messo per iscritto nella proposta di progetto. Ogni competenza acquisita dal team di Datamaze riduceva il lavoro a nostro carico, e alcune aree erano pensate fin dall'inizio per essere gestite dal cliente in autonomia.
La soluzione
Siamo partiti da un'analisi dei processi in sei aree: CRM e vendite, amministrazione e fatturazione, controllo di gestione, progetti e pianificazione, risorse umane, strumenti IT. Ne è uscita una roadmap in quattro fasi. La prima, quella che abbiamo seguito insieme, metteva al centro la fatturazione, perché Datamaze voleva iniziare il 2025 fatturando da Odoo.
Dopo il kick-off di metà ottobre 2024 abbiamo preparato il server e l'istanza di produzione e portato da Zoho le anagrafiche di clienti e contatti. Poi abbiamo configurato il percorso che va dall'opportunità in CRM al preventivo e all'ordine di vendita. Per i servizi ricorrenti abbiamo creato prodotti in abbonamento con piani mensili, trimestrali e annuali, così ogni contratto porta con sé la propria cadenza di fatturazione.
La parte più lunga è stata la contabilità. Datamaze usava un piano dei conti costruito con il commercialista e lo abbiamo riportato in Odoo al posto di quello standard. Poi abbiamo lavorato caso per caso sulle registrazioni che un gestionale generico tratta male: spese telefoniche con IVA detraibile solo in parte, pasti e spese di rappresentanza, ritenute d'acconto, risconti, pagamenti con RiBa e importazione delle fatture elettroniche in XML.
Moduli implementati
Le personalizzazioni sono state tenute al minimo:
controllo sul Datamaze Code, il codice di tre lettere che identifica ogni cliente, per evitare duplicati;
ore acquistate e ore rimanenti visibili sulla scheda del cliente;
assegnazione automatica del conto di costo in base al fornitore;
termini di pagamento estesi.
Il lavoro procedeva a sprint di due settimane, ognuno chiuso da una review con il cliente. Tra una review e l'altra il team di Datamaze configurava da solo parti del sistema, per esempio gli articoli, e ci diceva cosa aveva fatto. Noi controllavamo prima che una scelta sbagliata arrivasse nelle registrazioni contabili, dove correggerla costa molto di più.
Richieste e problemi aperti stavano in una lista condivisa, ciascuno con un responsabile e una data. Così entrambe le parti sapevano sempre a che punto era ogni voce.
I risultati
L'obiettivo della prima fase è stato raggiunto: dall'inizio del 2025 Datamaze emette le sue fatture da Odoo. Sulla piattaforma lavorano anche il CRM, il ciclo di vendita e gli abbonamenti per i servizi ricorrenti, su una contabilità configurata secondo le regole fiscali e il piano dei conti dell'azienda.
A quel punto il team conosceva Odoo abbastanza bene da scegliere di proseguire da solo con le fasi successive (progetti, helpdesk, risorse umane). Era l'obiettivo di un'implementazione condivisa: un cliente che non ha bisogno del partner per ogni modifica.
DETTAGLI AZIENDA
Sede
Veneto, Italia
Settore
Servizi IT
Utenze attivate
13 utenti
Versione Odoo
Odoo ERP Enterprise (v18)
Implementazione
~ 4 mesi
Sito web
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