CASO STUDIO
Come il Gruppo SBP ha unificato CRM, preventivi e ticket delle sue quattro aziende con Odoo ERP
SBP Group riunisce quattro società venete di impiantistica civile e industriale. Fino all'implementazione ognuna lavorava con i propri strumenti: tre condividevano MAGO di Zucchetti e un paio di applicativi sviluppati ad hoc, la quarta un sistema a sé, senza un gestionale condiviso tra le aziende.
Con Digital Automations ha implementato Odoo ERP partendo da un'analisi di due giorni negli uffici del cliente, con un progetto pilota su una singola società poi esteso a tutto il gruppo, arrivando oggi a gestire CRM, preventivi e ticket di assistenza in un unico sistema condiviso dalle quattro realtà.
Chi è SBP Group
SBP Group è un gruppo veneto fondato nel 2001, formato da quattro società con sede a Rovigo, Montegrotto, Teglio Veneto e Annone Veneto. Si occupa di impiantistica civile e industriale: applicazioni per il risparmio energetico, sistemi per i processi industriali e tecnologie per fonti di energia alternativa come pompe di calore, pannelli fotovoltaici e accumuli. Lavora con aziende di costruzioni, privati e pubblica amministrazione, un mix di committenti che le quattro società condividono pur avendo avuto, fino all'implementazione, ciascuna i propri strumenti di lavoro. Oggi diciannove persone lavorano sul sistema.
La sfida
Per anni ognuna delle quattro società aveva costruito il proprio modo di lavorare, con strumenti che coprivano i suoi processi: tre condividevano MAGO di Zucchetti insieme a un paio di applicativi sviluppati ad hoc, la quarta lavorava su un sistema separato. Finché ogni azienda operava per conto proprio, questo assetto ha retto. Con la crescita del gruppo, però, far lavorare quattro società come un'unica realtà è diventato difficile con strumenti che non si parlavano tra loro.
Le informazioni vivevano su piattaforme diverse, e metterle insieme per leggerle a livello di gruppo richiedeva ogni volta un lavoro a parte. Mancava un sistema unico che gestisse le quattro aziende insieme, e questo pesava sulla pianificazione e sul controllo, sia della singola società sia del gruppo.
Attività quotidiane come i fogli ore e i rapporti di intervento erano scomode da seguire con gli strumenti in uso. E le richieste dei clienti, tra preventivi e assistenza, si gestivano su carta o a mano: sostenibile finché i volumi restavano contenuti, sempre meno man mano che il gruppo cresceva. Il nodo non era il tempo perso sulla singola pratica, ma il fatto che il gruppo non riuscisse a vedere e coordinare le sue quattro aziende come un insieme, né a rispondere ai clienti in modo organizzato da una sede all'altra.
Perché Odoo
Il gruppo non voleva sostituire tutto in un colpo solo: serviva un sistema capace di far convivere quattro società in un'unica struttura e di partire da una sola azienda per poi allargarsi alle altre. Prima di impegnarsi, abbiamo condotto un'analisi iniziale di due giorni negli uffici del cliente, con interviste al management e al personale, la mappatura dei processi e l'esame dei gestionali già in uso. Serviva a capire dove il lavoro si inceppava e a verificare che Odoo fosse davvero adatto, non a dare per scontata la scelta.
Da quell'analisi Odoo è risultato lo strumento giusto per motivi concreti: la struttura multicompany, che permette di gestire più aziende in un solo sistema; la possibilità di partire da una società ed estendere il resto in modo graduale; la capacità di integrarsi con i sistemi già presenti, senza buttare via il pregresso. Restava da scegliere chi facesse l'implementazione, e il gruppo ha cercato un partner che partisse dal capire come lavorano le quattro società, non dal vendere un gestionale.
La soluzione
Siamo partiti dall'analisi iniziale, lo stesso lavoro di due giorni che aveva confermato la scelta di Odoo: mappare i processi delle società e tradurli in requisiti scritti, restando il più possibile sullo standard.
Da lì abbiamo scelto un percorso a fasi invece di un unico rilascio. La prima fase è stata un progetto pilota su una singola azienda del gruppo, quella che lavorava su un sistema separato dalle altre tre: un perimetro contenuto su cui validare i processi prima di allargarli. In questa fase abbiamo configurato i moduli che rispondevano ai buchi emersi nella sfida:
Moduli implementati
Documenti
Archiviazione e gestione documentale centralizzata, con firma digitale
Le personalizzazioni in questa fase sono state poche e mirate:
aggiunta dei campi specifici richiesti dall'azienda pilota;
adattamento dei report alle sue esigenze.
Il tutto su una versione self-hosted (Odoo 16 Sh), scelta che lascia spazio alle personalizzazioni. Validati i processi sull'azienda pilota, la seconda fase ha esteso Odoo a tutte e quattro le società sfruttando la funzione multicompany del sistema, così che il gruppo lavorasse sugli stessi processi invece che su strumenti diversi per sede.
Il lavoro ha combinato due modi di procedere. All'inizio abbiamo raccolto i requisiti e fissato il perimetro del progetto. Poi siamo andati avanti a rilasci successivi: invece di aspettare un unico go-live a fine progetto, ogni rilascio rendeva operativa una parte del sistema, il cliente iniziava a usarla subito e il suo feedback rientrava nel rilascio dopo. In circa quattro mesi le prime due fasi erano in uso. La formazione è andata avanti in parallelo, da remoto per le funzionalità di base e in presenza nella sede principale per i temi più specifici, con brevi video tutorial lasciati al personale da riguardare in caso di dubbi.
I risultati
Oggi le richieste del gruppo, sia i preventivi sia gli interventi di assistenza, arrivano tutte nello stesso sistema invece di essere sparse su strumenti diversi. Il CRM ha spostato contatti e opportunità dalla carta a un archivio unico e consultabile; i preventivi, prima gestiti a mano, si seguono in tempo reale; i tempi di lavorazione delle attività, prima difficili da tracciare con i vecchi strumenti, ora si definiscono e si monitorano.
Con la funzione multicompany le quattro società lavorano sugli stessi processi e condividono le informazioni tra le sedi, che era il punto da cui era partito tutto. Il gruppo sta ora allargando il sistema ai moduli progetti, fogli ore e magazzino, per portare in Odoo anche le aree ancora fuori.
"Ci è piaciuto l'approccio consulenziale di Digital Automations. Differisce da altre organizzazioni perché non ci ha venduto un sistema o un gestionale in prima battuta, ma ha cercato di capire cosa facciamo e come lo facciamo per scoprire insieme quali processi eliminare, ridurre o automatizzare."
Fabio Scodro
Amministratore Delegato, SBP Impianti srl
DETTAGLI AZIENDA
Sede
Veneto
Settore
Impiantistica
Utenze attivate
19
Versione Odoo
Odoo ERP v16 (self hosted)
Implementazione
~ 4 mesi
Sito web
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