CASO STUDIO
Come Marco Polo FoodEx ha riunito le quattro società del gruppo in un solo ERP con Odoo
Marco Polo FoodEx commercializza generi alimentari freschi e fa da intermediario tra produttori e clienti finali, in Italia e all'estero. Quando la pandemia ha portato il lavoro fuori dall'ufficio, gestiva ordini e fatture su SAP Business One con cinque licenze per una ventina di persone, e la contabilità su un secondo software.
Con Digital Automations ha portato Odoo nelle quattro società del gruppo. Oggi oltre venti utenti lavorano contemporaneamente da browser e la marginalità di ogni commessa si legge direttamente nel gestionale.
Chi è Marco Polo FoodEx
Marco Polo FoodEx ha sede in Emilia-Romagna e un fatturato annuo tra i 5 e i 10 milioni di euro. Lavora soprattutto la carne, per il mercato italiano ed europeo, e tratta pesce e frutta per alcuni mercati extraeuropei. Non produce e non ha grandi magazzini propri. Il suo lavoro è mettere in contatto chi produce con chi compra e seguire ogni passaggio che sta in mezzo.
Il gruppo comprende quattro società: Marco Polo Italia, Marco Polo Germania, Marco Polo Cina e Magellano, un'agenzia collegata. Negli anni le sedi estere sono cambiate molto. La Germania oggi lavora in dropshipping gestito dall'Italia, mentre la Cina ha risentito di fattori esterni che ne hanno limitato l'attività. L'esigenza di un'amministrazione unica per tutto il gruppo è rimasta.
La sfida
Prima di Odoo il gruppo lavorava con strumenti diversi. In Italia SAP Business One gestiva ordini, acquisti e fatture, la contabilità stava su Passepartout e ogni registrazione andava riportata da un sistema all'altro. Le altre società del gruppo usavano software propri.
Il punto più delicato però era un altro.
Il cuore del lavoro di Marco Polo FoodEx sono le commesse, cioè le singole operazioni di compravendita con i loro costi di trasporto, assicurazione e documenti. SAP serviva a produrre i documenti, ma le commesse non le seguiva. Vivevano tra email, cartelle di rete e fogli Excel, e stavano in piedi grazie all'esperienza di chi le gestiva. Questo dava molta flessibilità, ma chiedeva uno sforzo continuo per tenere tutto in ordine e rendeva l'azienda dipendente da poche persone chiave. Formare un nuovo collega voleva dire insegnargli a memoria le particolarità di ogni commessa. Anche la marginalità si ricostruiva su fogli di calcolo esterni, perché dipendeva da costi che arrivano dopo la vendita.
Con la pandemia questi limiti sono venuti a galla tutti insieme. SAP era installato on premise, sui server dell'azienda, e si usava solo dalla rete dell'ufficio. In più aveva cinque licenze, mentre le persone che dovevano lavorare da casa erano una ventina. Aggiungere licenze avrebbe fatto crescere i costi di un sistema già caro, e le personalizzazioni fatte per la sede italiana rendevano difficile estenderlo alle altre società.
Perché Odoo
L'analisi, a fine 2020, è partita da una richiesta precisa: un unico ambiente software per tutto il gruppo, personalizzabile e collegabile ad altri strumenti, in cui anche le commesse avessero un posto. Odoo rispondeva su tre punti. Si usa da browser, quindi da casa come dall'ufficio. Permette di gestire più società sullo stesso database, passando dall'una all'altra con un clic. E include la contabilità italiana con la fatturazione elettronica verso lo SDI.
Anche la scelta di dove installarlo è partita dal modo di lavorare di Marco Polo FoodEx. Abbiamo messo a confronto un server in azienda e le soluzioni in cloud, con i costi di gestione e manutenzione di ciascuna nel tempo, e scelto quella che lasciava più spazio alle personalizzazioni di cui l'azienda aveva bisogno.
La soluzione
Il progetto è partito dalla parte più urgente, sostituire SAP senza interrompere il lavoro. Abbiamo riportato su Odoo le anagrafiche di clienti e prodotti e le personalizzazioni che il cliente già usava, dalle informazioni richieste sugli ordini al formato e alla numerazione di fatture e documenti. Abbiamo configurato anche i termini di pagamento legati al trasporto, molto più vari di quelli previsti dallo standard.
Prima di importare qualsiasi dato abbiamo fatto pulizia. In SAP c'erano imposte e metodi di pagamento duplicati o non più usati, prodotti con imposte non corrette, termini di pagamento registrati due volte in italiano e in inglese e contatti con CAP e province nei campi sbagliati. Noi abbiamo razionalizzato e corretto, le persone di Marco Polo FoodEx hanno validato i casi dubbi. Lo scopo era partire con dati coerenti e fissare un metodo per tenerli tali anche dopo.
Moduli implementati
Sono stati configurati i moduli Vendite, Acquisti, Inventario, Contabilità con la localizzazione italiana e Progetti.
Con Vendite ogni ordine genera la fattura e l'ordine di acquisto corrispondente verso il fornitore, e si tiene traccia di come variano i prezzi per prodotto e per cliente. In Contabilità la localizzazione italiana gestisce gli adempimenti fino al passaggio al commercialista, compresi l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche.
Il lavoro più importante ha riguardato il controllo di gestione. Con il modulo Progetti ogni commessa ha un conto analitico su cui confluiscono costi e ricavi. Campi personalizzati collegano vendite, acquisti e progetti e calcolano i ricavi presunti della commessa, che poi si confrontano con quelli effettivi quando arrivano i costi accessori.
Il passaggio da SAP a Odoo è stato graduale. Per qualche settimana i due sistemi hanno lavorato in parallelo, prima con una sola persona su Odoo e poi con tutto il team, mentre SAP restava acceso. Poi Odoo è diventato l'unico sistema, e la contabilità è stata l'ultima a passare. Ogni attività del piano aveva un responsabile indicato per iscritto, da parte nostra, del cliente o di entrambi.
La prima fase si è chiusa in sei mesi. La formazione si è svolta soprattutto in videochiamata, vista la situazione di quei mesi, con alcuni incontri in presenza per i temi più complessi. Dopo l'avvio il rapporto è proseguito con un servizio di assistenza continuativo per le società del gruppo.
I risultati
Oggi le quattro società del gruppo lavorano su una sola piattaforma, accessibile da browser. Chi segue il gruppo dall'Italia passa da una società all'altra con un clic, senza cambiare programma.
Gli utenti sono passati dalle cinque licenze di SAP a oltre venti persone che lavorano contemporaneamente su Odoo, da qualsiasi sede. Le commesse hanno finalmente un posto nel gestionale, e la loro marginalità, che prima si ricostruiva su fogli esterni, si legge a partire dagli ordini di vendita e di acquisto fino alle fatture registrate.
Il sistema, poi, è partito con dati puliti, grazie al lavoro fatto prima della migrazione, senza ereditare le incongruenze accumulate negli anni in SAP.
"Stiamo sviluppando con Digital Automations un sistema di gestione, condivisione e analisi dei dati che ci permetterà di avere il controllo di tutto il processo al fine di implementare nuove strategie di crescita."
Andrea Rubbiani
Amministratore Delegato
DETTAGLI AZIENDA
Sede
Emilia-Romagna , Italia
Settore
Commercio di alimenti freschi
Utenze attivate
20 utenti
Versione Odoo
Odoo v14 (self-hosted)
Implementazione
6 mesi
Sito web
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