CASO STUDIO
Come Lacertosus ha portato e-commerce, magazzino e contabilità su Odoo ERP
Lacertosus, azienda di Parma, produce e distribuisce attrezzature per l'allenamento funzionale e il crosstraining. Vende online ai privati e segue progetti su misura per palestre, enti pubblici e clienti B2B. Nel 2024, dopo anni di crescita veloce, lavorava tra PrestaShop, il gestionale Gamma e una cinquantina di fogli Excel condivisi.
Con Digital Automations ha portato su Odoo customer service, vendite, magazzino, acquisti e poi la contabilità, collegando tutto all'e-commerce. Il progetto non si è fermato al primo avvio. In più di due anni si sono aggiunte le provvigioni degli agenti, la formazione dopo una riorganizzazione interna e oggi l'apertura di Lacertosus España sulla stessa piattaforma.
Chi è Lacertosus
Lacertosus è nata nell'allenamento di nicchia. Negli anni del lockdown, dovuto al COVID-19, visibilità, clienti e notorietà del marchio sono cresciuti molto in fretta, con un fatturato aumentato del 200%, e l'azienda ha mantenuto la qualità che l'aveva fatta conoscere. Poi la crescita si è stabilizzata e l'obiettivo è diventato l'estero.
Le vendite seguono due strade. Le richieste dei privati e dei piccoli clienti B2B arrivano dal sito, dalle email e da WhatsApp e passano dal customer service. Le forniture più grandi, per palestre, pubbliche amministrazioni ed esercito, passano dai commerciali e spesso includono la progettazione degli spazi, un tecnico e il montaggio sul posto.
La sfida
Lacertosus era cresciuta in fretta e ogni reparto si era costruito gli strumenti che gli servivano per stare dietro al lavoro. C'erano fogli Excel su misura, un gruppo Gmail per smistare le richieste dei clienti, il gestionale Gamma per ordini e fatture e PrestaShop per l'e-commerce. Per un periodo ha funzionato, perché le persone conoscevano i propri clienti e i propri ordini e tenevano insieme i pezzi con l'esperienza. Con l'aumento dei volumi e la spinta verso l'estero, questo equilibrio ha iniziato a reggere sempre meno.
I fogli condivisi tra customer service, commerciale e contabilità erano arrivati a una cinquantina, con dati ripetuti in più posti e facili da sbagliare. Il passaggio degli ordini da PrestaShop a Gamma non era completo. Alcuni ordini non passavano senza un motivo evidente e andavano reinseriti a mano dopo un controllo uno per uno. I clienti esteri risultavano spesso come italiani, con IVA e campi da correggere a mano, e capitava che si creassero anagrafiche doppie. Le fatture passive andavano stampate e poi importate nel gestionale.
Il magazzino, ormai grande, veniva gestito ancora a memoria. Non c'era una mappatura delle posizioni, la giacenza reale non coincideva con quella a sistema e stare dietro a scorta minima e riordini era faticoso. Sul lato commerciale mancava una pipeline e i follow-up vivevano in un foglio Excel. Per avere i numeri principali, la direzione raccoglieva i dati a mano e li confrontava con i fogli che arrivavano dai reparti.
Perché Odoo
Gamma era rigido e poco intuitivo, dialogava male con PrestaShop e costringeva a molti passaggi manuali. Lacertosus stava per passare a PrestaShop 8.1 e cercava un gestionale flessibile, capace di lavorare insieme all'e-commerce.
È un passaggio che molte aziende in crescita attraversano. All'inizio un gestionale che guida i processi va bene, perché dà un metodo a chi non ne ha ancora uno. Quando i volumi aumentano, quello stesso gestionale diventa un vincolo e serve un ERP che si adatti al modo di lavorare dell'azienda. Per questo la scelta è caduta su Odoo, che mette customer service, vendite, magazzino, acquisti e contabilità sullo stesso database e si collega a PrestaShop.
Restava da scegliere chi lo avrebbe implementato. Fin dal primo incontro Lacertosus aveva chiesto tempi rapidi, risposte veloci e un'intesa vera con il fornitore. È il modo in cui lavoriamo con ogni cliente.
La soluzione
Siamo partiti da due giorni di analisi in azienda, a gennaio 2024, con interviste ai responsabili di customer service, logistica e montaggi, commerciale, marketing, acquisti e amministrazione. L'ordine delle priorità lo ha indicato Lacertosus stessa. Prima il customer service e le integrazioni con l'e-commerce, poi vendite, magazzino e amministrazione.
La prima fase è andata avanti a sprint di due settimane per tutto il 2024. Le richieste dei clienti che prima passavano da un gruppo Gmail oggi arrivano nell'helpdesk di Odoo, dove ogni ticket ha la sua storia. Il connettore con PrestaShop sincronizza catalogo, ordini e giacenze, così gli ordini web entrano nel gestionale senza reinserimenti a mano. I set di prodotti si vendono come un articolo unico, mentre il magazzino vede i singoli componenti da prelevare.
In magazzino il lavoro è partito dalle basi, con la conta completa della merce, i barcode sugli articoli e le etichette delle ubicazioni stampate e attaccate agli scaffali. Ogni prodotto ha così una posizione registrata nel sistema. Per le spedizioni all'estero i documenti di vendita riportano in automatico peso e volume dell'ordine, un dato che prima il gestionale non restituiva.
Nel 2025, chiusa la prima fase, è arrivata la contabilità. Piano dei conti, calcolo delle imposte, prima nota, conto economico e stato patrimoniale e sincronizzazione con le banche oggi stanno in Odoo, insieme alla fatturazione elettronica via SDI. Subito dopo abbiamo configurato le provvigioni degli agenti, calcolate direttamente dagli ordini.
Moduli implementati
Documenti
Archiviazione e gestione documentale centralizzata, con firma digitale
Le personalizzazioni sono state poche e legate a esigenze precise:
connettore tra Odoo e PrestaShop per catalogo, ordini e giacenze;
calcolo dei pesi per il magazzino e le spedizioni;
provvigioni agenti con due livelli, master e junior;
modelli di stampa dei documenti commerciali con l'identità grafica di Lacertosus.
Ogni sprint durava due settimane e si chiudeva con una review scritta. Dentro c'erano le attività fatte, quelle ancora aperte e quelle che doveva preparare Lacertosus per il ciclo successivo, come la pulizia delle anagrafiche o la conta di magazzino. Le richieste nuove entravano in una lista di punti aperti, ciascuno con un responsabile, da parte nostra o del cliente.
Dopo l'avvio il rapporto è diventato continuativo. Ogni nuova esigenza, dalla contabilità alle provvigioni, è partita con un'analisi e un perimetro scritto. A inizio 2026, dopo una riorganizzazione interna, abbiamo tenuto una giornata di formazione per il personale.
I risultati
Oggi customer service, vendite, magazzino, acquisti e contabilità di Lacertosus lavorano sullo stesso sistema, collegato all'e-commerce. Gli ordini web arrivano in Odoo senza reinserimenti, le richieste dei clienti hanno una sede unica, la merce ha un'ubicazione e la fatturazione elettronica parte dallo stesso ERP che gestisce vendite e giacenze.
L'estero, che nel 2024 era un obiettivo, oggi ha un progetto concreto. Abbiamo disegnato l'apertura di Lacertosus España come seconda società sulla stessa piattaforma, con catalogo condiviso e un unico magazzino in Italia da cui partono le spedizioni verso i clienti spagnoli. Il prossimo passo riguarda il personale, con ferie, presenze e note spese gestite in Odoo.
DETTAGLI AZIENDA
Sede
Emilia-Romagna, Italia
Settore
Attrezzature sportive, e-commerce e forniture B2B
Utenze attivate
30 utenti
Versione Odoo
Odoo Enterprise ERP (self-hosted)
Implementazione
~ 8 mesi
Sito web
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