CASO STUDIO
Come RAV Sistemi ha portato produzione, vendite e amministrazione in un solo sistema con Odoo ERP
RAV Sistemi produce macchine automatiche per il packaging farmaceutico e alimentare. Fino al 2024 gestiva produzione, vendite e amministrazione su fogli Excel separati, uno per reparto, senza un gestionale. Con Digital Automations ha implementato Odoo ERP partendo da un'analisi in tutti e tre i reparti, arrivando oggi a fatturazione e riconciliazione bancaria quasi del tutto automatizzate e a una visibilità sui margini di commessa che prima non esisteva.
Chi è RAV Sistemi
RAV Sistemi è un'azienda familiare attiva da oltre 30 anni, circa 15 dipendenti, con un mercato italiano ed estero. Produce linee automatiche per pulizia, riempimento, tappatura e confezionamento. Ogni macchina nasce su misura per il cliente: progettazione dedicata, distinta base specifica, stime di costi e tempi che, prima di Odoo, si basavano più sull'esperienza di chi era in azienda da anni che su dati strutturati.
La sfida
RAV Sistemi gestiva produzione, acquisti e vendite con fogli Excel costruiti su misura per ogni esigenza, e per anni hanno funzionato bene: chi era in azienda da tempo sapeva sempre a che punto fosse un ordine, dove trovare una distinta base, quando sollecitare un fornitore, tenendo tutto a mente con l'esperienza maturata sul campo. Con la crescita, però, questo equilibrio ha iniziato a reggere sempre meno. Il passaggio da offerta a ordine di vendita viveva nella testa di chi seguiva la trattativa, non in un flusso registrato: gestibile finché i volumi restavano contenuti. Mancavano un listino prezzi per manutenzioni e ricambi e un archivio delle matricole vendute, cose che si tenevano a mente finché i clienti erano pochi. L'ufficio tecnico curava le distinte base a mano, ma ogni richiesta di chiarimento dalla produzione significava interrompere il lavoro in corso. I documenti di trasporto si compilavano da zero a ogni spedizione, senza collegamento con ordini o magazzino. E il margine reale di ogni commessa restava una stima basata sull'esperienza di chi prezzava l'offerta: un metodo che aveva funzionato per 30 anni, ma che rendeva difficile capire con certezza dove si guadagnava davvero e dove no.
Più l'azienda cresceva, più questo modo di lavorare, competente ma frammentato su tanti fogli diversi, generava dati ridondanti e rendeva un'analisi seria impossibile oltre un certo volume.
Perché Odoo
RAV Sistemi cercava un gestionale pensato per una PMI, non per una grande azienda: SAP e i sistemi Microsoft sembravano fatti su misura per realtà molto più grandi della loro. La ricerca online li ha portati a Odoo, e vedendone demo e video si sono convinti soprattutto per il costo sostenibile e per una struttura ad app che permette di passare da un reparto all'altro senza uscire dallo strumento. Scelta la piattaforma, restava da trovare chi sapesse adattarla al loro modo di lavorare: la ricerca del partner per l'implementazione li ha portati a Digital Automations, scelta perché capace di seguire le esigenze specifiche del settore, non solo di installare un prodotto standard.
La soluzione
Siamo partiti da un'analisi vera e propria nei tre reparti, per capire esattamente dove il flusso di ogni commessa si interrompeva e tradurre quei punti in requisiti scritti, restando il più possibile sullo standard di Odoo.
Il primo nodo da sciogliere era il collegamento tra offerta e ordine di vendita, che prima viveva solo nella testa di chi seguiva la trattativa: abbiamo strutturato prodotti e distinte base, poi gli ordini di vendita, in modo che il passaggio da preventivo a commessa confermata diventasse un dato nel sistema, non più un ricordo condiviso in ufficio. Da lì, i movimenti di magazzino in uscita e i documenti di trasporto in formato italiano: quelli che prima si compilavano da zero a ogni spedizione ora nascono già collegati all'ordine e al magazzino.
Per l'ufficio acquisti, che rincorreva fornitori e arrivi materiali su fogli separati, abbiamo strutturato le distinte base per l'approvvigionamento, i listini fornitore e la scelta del fornitore direttamente in fase d'ordine, con lo stato dei prodotti visibile dalla distinta stessa. Gli ordini di produzione, in RAV Sistemi, non tracciano le lavorazioni in reparto: seguono soprattutto lo stato degli acquisti e l'arrivo dei materiali, mentre le lavorazioni interne restano gestite come ordini d'acquisto interni, una scelta coerente con come RAV Sistemi lavora davvero, non uno standard imposto dall'esterno.
Infine, per rispondere al problema più grande, l'assenza di un margine di commessa verificabile, abbiamo attivato il modulo Progetti: costi di acquisto e ricavi di vendita si imputano oggi allo stesso progetto, invece di restare sparsi tra reparti diversi.
Moduli implementati
Magazzino
Gestione scorte, ubicazioni e movimentazioni di magazzino
Produzione
Pianificazione e gestione dei processi produttivi
Progetto
Pianificazione e avanzamento lavori per progetto o commessa
Vendite
Preventivi, ordini di vendita e conversione diretta in fattura
Acquisti
Gestione scorte, ubicazioni e movimentazioni di magazzino
Contabilità
Gestione contabile e finanziaria dell'azienda
Il tutto su una versione self-hosted, necessaria per personalizzazioni come il modulo DDT italiano, non disponibile su Odoo Online.
Personalizzazioni: poche e mirate
Lingua corretta nelle descrizioni prodotto sui DDT per i clienti esteri, un tema non secondario per un'azienda che esporta.
Collegamento automatico tra contabilità e DDT, per compilare da sola la fattura elettronica.
Flusso XML semplificato verso lo SdI, con un controllo manuale prima del caricamento scelto da RAV Sistemi al posto di un collegamento diretto.
Una scelta esplicita, non un limite tecnico: anche i livelli di giacenza a magazzino non vengono tracciati, perché RAV Sistemi ha deciso di non gestirli in questa fase.
Il lavoro è andato avanti a sprint di due settimane: ogni ciclo si apriva con un'analisi di cosa serviva, chiudeva con una parte di sistema già pronta da usare, e il feedback di chi lavorava ogni giorno con RAV Sistemi entrava nel ciclo successivo. Niente attesa di un unico rilascio a fine progetto: ogni due settimane RAV Sistemi aveva in mano qualcosa in più rispetto a prima.
Video testimonianza
I risultati
Oggi la riconciliazione bancaria si fa con un clic per quasi tutte le fatture, ricevute ed emesse. L'emissione delle fatture segue un flusso diretto in Odoo: si scarica l'XML, si verifica, si corregge se serve, si ricarica; l'unico passaggio ancora manuale, per scelta di RAV Sistemi, è il caricamento sul portale. Anche gli ordini d'acquisto si seguono direttamente dalla distinta base, senza più un foglio Excel a parte da aggiornare a ogni arrivo di materiale.
Sul lato gestionale, RAV Sistemi ha accesso a confronti tra listini fornitore nel tempo e, grazie al modulo Progetti, a una vista sulla redditività delle commesse che prima non c'era: costi di acquisto e ricavi imputati allo stesso progetto, in un solo posto. Da gennaio 2026 tutti gli uffici lavorano su Odoo, e RAV Sistemi ha iniziato a consuntivare il margine reale di ogni commessa.
Fatturazione
e banca automatizzate
Riconciliazione bancaria con un clic ed emissione fatture con flusso XML diretto in Odoo, senza più passaggi manuali tra sistemi.
Un unico flusso a commessa
Da offerta a ordine, DDT e acquisti collegati alla distinta base: niente più fogli Excel separati da aggiornare a mano.
Margini di commessa misurabili
Costi e ricavi sullo stesso progetto danno per la prima volta una vista reale sulla redditività di ogni commessa.
“Digital Automations mi ha aiutato trasformare un insieme di idee, in un progetto con una serie di requisiti ben definiti e strutturati.”
Francesco Mariotti
RAV Sistemi
DETTAGLI AZIENDA
Settore
Produzione/Manifatturiero
Prodotti
Macchine packaging
Applicazioni
Farma - Alimentare - Cosmetico
Utenze attive
~15
Attività
Da oltre 30 anni
Mercato
Italia ed estero
Versione Odoo
Odoo 18 (self-hosted)
Modello
Gestione a commessa
