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CASO STUDIO

Come Vetreria Venier ha portato ordini, fatture per l'estero e spedizioni in un solo sistema con Odoo ERP

Vetreria Venier produce e commercializza opere in vetro di Murano, pezzi unici destinati a una clientela in buona parte straniera. Fino alla fine del 2024 raccoglieva gli ordini su carta e li trascriveva in Excel, teneva l'inventario su un quaderno e preparava a mano documenti doganali e fatture per l'estero.

Con Digital Automations ha portato su Odoo prima ordini, contabilità e fatturazione elettronica, poi le fatture per l'estero e le spedizioni. Il magazzino, dove ogni pezzo è unico, è la parte più lunga e non è ancora conclusa.

Vetro artistico di Murano

Digitalizzazione di ordini e spedizioni

Odoo ERP Enterprise

Vetreria Venier

Vetreria Venier ha sede a Murano, a Venezia. Produce e commercializza opere in vetro di Murano, realizzate in gran parte in azienda o da maestri vetrai dell'isola con cui collabora, e ogni pezzo è unico.

Spesso il cliente acquista sull'isola e riceve l'opera a casa, e per i clienti stranieri la merce parte per l'estero con documenti doganali e fatture per l'estero. In azienda c'è chi segue il cliente dal momento in cui lascia Murano fino alla consegna.

La sfida

Per anni Vetreria Venier ha lavorato con strumenti semplici. Gli ordini si raccoglievano su carta e poi si trascrivevano in Excel. L'inventario stava su un quaderno. Per un lungo periodo è bastato, perché le persone conoscevano la merce e i clienti e tenevano insieme i pezzi con l'esperienza.

Negli anni però gli ordini sono cresciuti, e con loro il lavoro attorno a ogni vendita. Arrivavano da venditori fissi e stagionali, spesso su carta, e ogni ordine veniva scritto due volte, prima sul foglio e poi nel file Excel. Il quaderno dell'inventario non permetteva una verifica strutturata delle giacenze, e nel frattempo era arrivato l'obbligo di digitalizzarlo. Per ogni spedizione all'estero documenti doganali e fatture riepilogative si preparavano a mano. Le spedizioni si gestivano poi sul portale dello spedizioniere, reinserendo dati che esistevano già altrove. Gli stessi passaggi finivano così per essere fatti due o tre volte.

Perché Odoo

Vetreria Venier vende pezzi unici a clienti stranieri e deve preparare documenti doganali. Le serviva un gestionale da adattare al suo modo di lavorare, non un sistema rigido a cui adattarsi. La flessibilità di Odoo, che si configura e si estende sui processi del cliente, è stata il primo motivo della scelta.

Su diversi processi l'azienda partiva da zero. Contava quindi avere accanto un partner disponibile a seguire il progetto giorno per giorno, ed è per la disponibilità e il supporto che Vetreria Venier ha scelto Digital Automations.

La soluzione

Dopo la firma dell'analisi dei processi, a ottobre 2024, a novembre abbiamo passato due giornate in azienda e presentato il progetto che ne era uscito. A dicembre c'è stato il kick-off. Siamo partiti dai processi critici, quelli da cui dipende tutto il resto e che si potevano avviare con le funzioni standard di Odoo. Da gennaio 2025 ordini di vendita, contabilità e fatturazione elettronica sono passati su Odoo. I moduli configurati sono tre, Vendite, Contabilità e Inventario, e servono per:Dopo la firma dell'analisi dei processi, a ottobre 2024, a novembre abbiamo passato due giornate in azienda e presentato il progetto che ne era uscito. A dicembre c'è stato il kick-off. Siamo partiti dai processi critici, quelli da cui dipende tutto il resto e che si potevano avviare con le funzioni standard di Odoo. Da gennaio 2025 ordini di vendita, contabilità e fatturazione elettronica sono passati su Odoo. I moduli configurati sono tre, Vendite, Contabilità e Inventario, e servono per:

registrare gli ordini direttamente nel gestionale, senza il passaggio dal foglio di carta al file Excel;
gestire la fatturazione elettronica, compresa quella verso la pubblica amministrazione, e registrare le fatture dei fornitori;
tenere le ubicazioni della merce e i suoi movimenti nel gestionale, al posto del quaderno.

Moduli implementati

Contabilità

Gestione contabile e finanziaria dell'azienda

Magazzino

Gestione scorte, ubicazioni e movimentazioni di magazzino

Vendite

Preventivi, ordini di vendita e conversione diretta in fattura

Le personalizzazioni sono arrivate dopo, a partire dalla primavera 2025, sui passaggi che si ripetevano a ogni vendita all'estero. Sono tre, entrate in uso una dopo l'altra:

la fattura per l'estero su misura, in uso dalla primavera 2025, al posto dei documenti preparati a mano: con i riquadri Importer e Consignee, il codice doganale (HS code) per categoria di prodotto con varianti per paese, l'indicazione del certificato d'origine, la packing list con i tipi di collo, gli acconti e le fatture riepilogative parziali;
la procedura guidata per preparare le spedizioni, in produzione da novembre 2025, e da gennaio 2026 il collegamento con il gestionale dello spedizioniere, che riceve i dati direttamente da Odoo;
il modulo per disegnare le etichette di prodotto e di spedizione, con stampa diretta da Odoo sull'etichettatrice, in uso da febbraio 2026.

Il lavoro è andato avanti a sprint di due settimane. A chiusura di ogni sprint ci trovavamo con Giorgio Dodi, che seguiva il progetto per Vetreria Venier, per rivedere quello che era stato fatto e pianificare il ciclo successivo. Un nostro project manager coordinava il lavoro e ogni tre mesi si faceva il punto sul progetto nel suo insieme. Il riscontro dell'uso reale rientrava nei cicli successivi: la fattura per l'estero, per esempio, è entrata in uso nella primavera 2025 e ha continuato a ricevere ritocchi fino a marzo 2026. Tra una review e l'altra il confronto è stato continuo, e secondo il referente a ogni telefonata è arrivata una risposta immediata.

Video testimonianza

I risultati

Per anni l'ordine di un cliente di Vetreria Venier faceva un lungo giro. Nasceva su carta e veniva ricopiato in Excel, mentre l'inventario viveva su un quaderno. Se la merce partiva per l'estero, documenti doganali e fatture si preparavano a mano e gli stessi dati si reinserivano poi sul portale dello spedizioniere.

Oggi lo stesso ordine si registra una volta sola, in Odoo, e secondo il referente la registrazione è molto più veloce di prima. Contabilità e fatturazione elettronica lavorano sullo stesso sistema, la fattura per l'estero esce con i dati doganali già compilati e la spedizione si prepara in Odoo e arriva direttamente allo spedizioniere. Anche le etichette di prodotto e di spedizione si stampano dal gestionale.

Per Vetreria Venier il percorso non è finito. Il magazzino è la parte più lunga, perché ogni pezzo è unico e va censito singolarmente. L'inventario è passato dalla carta al digitale e carico e scarico della merce sono già più semplici, ma il referente lo descrive come un processo faticoso che continua ancora oggi. La conta completa dell'inventario e l'uso a regime dei codici a barre sono in corso.

"Per noi, implementare un gestionale come Odoo era come fare un salto nel vuoto. Non ce l'avremmo mai fatta se non fossimo stati affiancati e accompagnati da Digital Automations in questo percorso, che si è mostrata molto disponibile e di supporto."

Giorgio Dodi

Responsabile Servizio Clienti, Vetreria Venier srl

DETTAGLI AZIENDA

Sede

Veneto, Italia

Settore

Vetro artistico di Murano

Utenze attivate

Versione Odoo

Odoo ERP Enterprise su Odoo.sh

Implementazione

kick-off di dicembre 2024, magazzino ancora in corso

Sito web

https://www.vetreriavenier.com

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